Konec chaosu v datech: Jak efektivně využít SharePoint a OneDrive
Uživatelé si často pletou OneDrive a SharePoint a ukládají data naprosto náhodně. Vysvětlíme rozdíly a poradíme, jak nastavit logickou a bezpečnou firemní strukturu.
Migrace historických on-premise souborových serverů do cloudu se často neobejde bez komplikací. Uživatelé náhle dostanou k dispozici jak OneDrive, tak SharePoint, a nevědí, kam která data ukládat. V lepším případě vzniká drobný zmatek, v horším začnou zaměstnanci sdílet klíčová obchodní data z vlastních soukromých účtů, nad kterými ztrácí IT oddělení po jejich odchodu plnou kontrolu.
Základní poučka pro management je jednoduchá: OneDrive je osobní složka uživatele (hrubé koncepty, osobní podklady, data ve fázi příprav), zatímco SharePoint je týmový a celofiremní úložný prostor. Jakmile je dokument hotový a určený pro zbytek oddělení či celou společnost, musí mít jasné místo v dedikované knihovně SharePointu. Tím zajistíte transparentnost, verzi historii změn a eliminujete riziko duplicit.
Při samotném návrhu struktury SharePointu se vyhněte vytváření zbytečně hlubokých struktur složek, které připomínají labyrint. Moderní cloudové prostředí vyniká především díky využití metadat a štítkování dokumentů. Uživatelé pak mohou dokumenty bleskově filtrovat a vyhledávat stejně snadno jako při nákupu na e-shopu.
Zkušenosti ukazují, že technologický přesun do cloudu musí být úzce spjat s osvětou uživatelů. Rádi vám v rámci správy IT od IT time navrhneme logickou architekturu dat a vyškolíme vaše týmy k maximální produktivitě.
Potřebujete poradit s IT?
Naši specialisté vám pomohou s bezpečností, cloudem i správou IT. Ozvěte se nám — nezávazná konzultace je zdarma.
Kontaktovat IT time